4. Veranstaltung anlegen und bearbeiten
Über „Veranstaltung anlegen" wird ein dreistufiger Assistent geöffnet:
- Veranstaltungsdaten – Grundinformationen der Veranstaltung, Einstellungen der Teilnahmedaten und Delegiertenkarten
- Delegierte – Anlage und Berechtigung der Personengruppen, Organisationseinheiten und Kontingente (siehe Kapitel 5)
- Nominierungen – Personen nominieren oder importieren (siehe Kapitel 6)
4.1 Veranstaltungsdaten
Abbildung 2: Schritt 1 – Erfassung der Veranstaltungsdaten.
Erfasst werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Veranstaltungsname | Bezeichnung der Veranstaltung |
| Veranstaltungsort | Ort, an dem die Veranstaltung stattfindet |
| Beschreibung | Zusätzliche Beschreibung (Textfeld, max. 100 Zeichen) |
| Von-Datum | Beginn der Veranstaltung |
| Bis-Datum | Ende der Veranstaltung |
| OpenSlides-Gremium | Optional: Gremium in OpenSlides (sofern konfiguriert) |
| Mailworx-Mandant | Optional: Mailworx-Mandant für den Versand (sofern konfiguriert) |
| Organisatoren | Wird initial befüllt und kann nach der Anlage bearbeitet werden |
Der Veranstaltungszeitraum kann durch den berechtigten Benutzer nachträglich geändert werden. Auch vergangene Veranstaltungsdaten können bearbeitet werden, sofern die übrigen Berechtigungs- und Statusregeln dies erlauben.
Im Bereich Veranstaltungsdaten stehen außerdem zur Verfügung:
- Personendatenaktualisierung aus MVZV – Synchronisation der Personenstammdaten
- Einstellungen der Teilnahmedaten – siehe Kapitel 8 – Einstellung der Teilnahmedaten
- Einstellungen der Delegiertenkarten – siehe Kapitel 13 – Delegiertenkarten
4.2 Veranstaltungszeitraum
Es gelten folgende Regeln:
- Das Von-Datum darf nicht nach dem Bis-Datum liegen.
- Die maximale Veranstaltungsdauer ist auf 6 Tage begrenzt.
Die Begrenzung auf 6 Tage ist notwendig, um die Scan-Module sinnvoll zu verwenden. Der Zeitraum kann jederzeit verändert werden für z.B. wiederkehrende Veranstaltungen
4.3 Mailworx-Verknüpfung
Es ist möglich, die Veranstaltung mit Mailworx (eMS) zu verbinden, um nach der Sperrung der Nominierungen Aussendungen über die eMS an die Teilnehmer durchzuführen. Es kann zum Beispiel auch der für Scans bei der Veranstaltung erforderliche QR-Code per HTML-Tag und Variable eingebunden werden. Dies geschieht allerdings komplett im Mailworx und ist nicht Inhalt dieser Dokumentation.
